POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
PHILIP BROWN COMPANY SAS
Versión N° 1
Fecha de entrada en vigencia 01/03/2018
Aprobó Representante Legal
Paginación 9 páginas
Razón social: PHILIP BROWN COMPANY SAS
Nit: 901134024-0
Domicilio: Pereira - Risaralda
Dirección comercial Calle 77 N° 15-03 T 3 Ap 202 Bosques de Cantabria
Pereira Risaralda.
Teléfono: 3163399199
Correo electrónico: [email protected]
Página web: www.comboloto.com
I. NORMATIVA LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN.
La presente política de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad
con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto
Reglamentario 1377 de 2013, compilados en el Decreto Único Reglamentario del Sector
Comercio 1074 de 2015, y demás disposiciones complementarias; y será aplicada por
PHILIP BROWN COMPANY SAS respecto de la recolección, almacenamiento,
uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de
datos personales.
II. DEFINICIONES:
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Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normativa
legal, serán aplicables las siguientes definiciones:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a
cabo el Tratamiento de datos personales; b) Aviso de privacidad: Documento físico,
electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a
disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de
Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de
tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la
finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales; c) Base de Datos:
Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; d) Dato
personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables; e) Dato público: Es el dato
calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que
no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al
estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de
servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza,
los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos,
documentos públicos, gacetas y boletines oficiales; f) Dato privado: Es el dato que por
su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular; g) Datos sensibles:
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso
indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen
racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la
pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva
intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de
partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y
los datos biométricos; h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica,
pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos
personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; i) Responsable del
Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio
con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; j) Titular:
Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; k) Tratamiento:
Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la
recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
III. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE
DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS:
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PHILIP BROWN COMPANY SAS podrá hacer uso de los datos personales para:
a) Gestión de clientes y proveedores: contable, fiscal, administrativa, facturación,
cartera, marketing, publicidad y prospección comercial, evaluación de calidad productos y
servicios, ejecución contractual, comunicaciones, cumplimiento legal y/o contractual; b)
Gestión del recurso humano: selección, promoción y formación, prevención riesgos
laborales, administración del personal, administración de nómina y pagos, trabajo y
bienestar social, cumplimiento legal y/o contractual; c) Gestión de socios: Efectuar la
administración de la información concerniente a la gestión contable, fiscal y administrativa
en relación al contrato de sociedad; d) Video Vigilancia. Seguridad de personas,
instalaciones y bienes en el entorno observable, aportación de elementos probatorios a la
relación jurídica o a las autoridades. e) Suministrar, compartir, enviar, entregar o
transferir datos personales a: empresas filiales, vinculadas, subordinadas o aliadas
estratégicas de PHILIP BROWN COMPANY SAS ubicadas en Colombia o cualquier
otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí
indicados; e). Administrar, evaluar y monitorear la información grabada por
medio telefónico en las comunicaciones con los interesados (clientes, recurso humano,
proveedores, socios y terceros); f) Para propósitos de almacenamiento y/o
eventuales servicios de hosting o computación en la nube que PHILIP BROWN
COMPANY SAS contrate o requiera implicando posible transmisión internacional de
datos; g). Las finalidades otorgadas por el titular del dato y/o descritos en el aviso
de privacidad respectivo, según sea el caso.
El tratamiento se refiere a todas las operaciones de recolección, almacenamiento, uso
circulación y disposición final de la información personal de las correspondientes bases de
datos inventariadas por PHILIP BROWN COMPANY SAS
Para la interacción con el titular PHILIP BROWN COMPANY SAS utilizará medios
como correo físico, electrónico, telefonía fija, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de
texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de
comunicación creado o por crearse y con la finalidad de brindar información comercial,
publicitaria, de gestión, de interés contractual o de cumplimiento legal según corresponda
y convergente al objeto social.
Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los
propósitos aquí señalados, y por tanto, PHILIP BROWN COMPANY SAS no
procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que: (i) exista
autorización expresa para hacerlo; (ii) sea necesario para permitir a los contratistas o
agentes prestar los servicios encomendados; (iii) sea necesario con el fin de proveer
nuestros servicios y/o productos; (iv) sea necesario divulgarla a las entidades que prestan
servicios de mercadeo en nombre de PHILIP BROWN COMPANY SAS o a otras
entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto; (v) la información
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tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de
restructuración de la empresa; (vi) que sea requerido o permitido por la ley. PHILIP
BROWN COMPANY SAS podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de
determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros
el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a
terceros prestadores de servicios, PHILIP BROWN COMPANY SAS advierte a dichos
terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de
seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita
que no se divulgue la información personal a otros.
IV. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES:
El tratamiento de datos personales en PHILIP BROWN COMPANY SAS se regirá por
los siguientes principios: a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos
personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada
al Titular; b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el
consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán
ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o
judicial que releve el consentimiento; c) Principio de veracidad o calidad: La
información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada,
comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales,
incompletos, fraccionados o que induzcan a error; d) Principio de transparencia: En
el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de PHILIP BROWN
COMPANY SAS en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la
existencia de datos que le conciernan; e) Principio de acceso y circulación
restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los
datos personales, de las disposiciones de la ley 1581 de 2012 y la Constitución Nacional.
Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización
otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de
divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable
para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados; f)
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de PHILIP
BROWN COMPANY SAS se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas,
humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros
evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; g)
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento
de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive
después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el
Tratamiento.
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PARÁGRAFO PRIMERO: En el evento que se recolecten datos personales sensibles,
el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento.
V. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE PHILIP BROWN
COMPANY SAS:
Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o
apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los
datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de PHILIP BROWN
COMPANY SAS a) Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los
datos personales que estén bajo el control de PHILIP BROWN COMPANY SAS,
para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario, y
cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la
información que motiven nuevas consultas; b) Derecho de actualización,
rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la actualización,
rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera
que se satisfagan los propósitos del tratamiento; c) Derecho a solicitar prueba de la
autorización: salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no
se requiera de la autorización para realizar el tratamiento; d) Derecho a ser informado
respecto del uso del dato personal; e) Derecho a presentar quejas ante la
Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la
normativa vigente sobre tratamiento de datos personales; f) Derecho a requerir el
cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y
Comercio.
PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos
tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser
el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular.
PARÁGRAFO SEGUNDO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por
medio de las personas que estén facultadas para representarlos.
VI. DEBERES DE PHILIP BROWN COMPANY SAS
Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que PHILIP BROWN
COMPANY SAS está obligado a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En
consecuencia, se deben cumplir las siguientes obligaciones: A. Deberes cuando actúa
como responsable: (i) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta
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política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. (ii) Informar de manera
clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten
por virtud de la autorización otorgada. (iii) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado
a sus datos personales (iv) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos
señalados en la presente política (v) Procurar que los principios de veracidad, calidad,
seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en esta política sea aplicados
conforme al principio de responsabilidad demostrada (vi) Conservar la información bajo
las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta,
uso o acceso no autorizado o fraudulento. (vii) Actualizar la información cuando sea
necesario. (viii) Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente. B. Deberes
cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales. Si realiza
el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del
tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes: (i) Establecer que el Responsable del
tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como
Encargado (ii) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del
derecho de hábeas data. (iii) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad
necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento. (iv) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los
datos. (v) Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro
de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. (vi) Tramitar las consultas y
los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.
(vii) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se
establece en la presente política. (viii) Insertar en la base de datos la leyenda
“información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente
sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. (ix) Abstenerse
de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya
sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. (x) Permitir el acceso a la
información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley
para dicho efecto. (xi) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se
presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de
la información de los titulares. (xii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta
la Superintendencia de Industria y Comercio. C. Deberes cuando realiza el
tratamiento a través de un Encargado: (i) Suministrar al Encargado del tratamiento
únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para
efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un
contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo
establecido en el artículo 2.2.2.25.5.2 Decreto 1074 de 2015) (ii) Garantizar que la
información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta,
actualizada, comprobable y comprensible. (iii) Comunicar de forma oportuna al
Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le
haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información
suministrada a este se mantenga actualizada. (iv) Informar de manera oportuna al
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Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para
que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes. (v) Exigir al Encargado del
tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de
la información del titular. (vi) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada
información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la
reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. D. Deberes respecto de la
Superintendencia de Industria y Comercio: (i) Informarle las eventuales violaciones
a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la
información de los titulares. (ii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la
Superintendencia de Industria y Comercio.
VII. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO
PERSONAL:
Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, PHILIP
BROWN COMPANY SAS solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su
recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando
para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan
conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo
2.2.2.25.2.3 del Decreto 1074 de 2015. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que
sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud
del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la
materia.
VIII. AVISO DE PRIVACIDAD:
En el evento en el que PHILIP BROWN COMPANY SAS no pueda poner a disposición
del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará
el aviso de privacidad en los puntos de atención física o digital correspondiente y/o
aplique en las diferentes prácticas de sus operaciones, cuyo texto conservará para
consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y
Comercio.
IX. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
PERSONALES:
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PHILIP BROWN COMPANY SAS Solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los
datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las
finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la
materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e
históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin
perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los
datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán
ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o
contractual.
X. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO
DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL:
EL AREA DE GERENCIA DE PHILIP BROWN COMPANY SAS será la
responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en
ejercicio de los derechos contemplados en el numeral V de la presente política, a
excepción del descrito en su literal e). Para tales efectos, el titular del dato personal o
quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo directamente a
la sede comercial ubicada en Avenida 30 de agosto 75-51 centro comercial Unicentro o al
correo electrónico de contacto:
La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de
los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañarlo con los documentos que
se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro
de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante
presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de
que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien
corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al
interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una
leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a
dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea
decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles
contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible
atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la
demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar
los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
XI. MEDIDAS DE SEGURIDAD:
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En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, PHILIP
BROWN COMPANY SAS adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas
que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración,
pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el
tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de
garantizar la seguridad de la información.
XII. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA:
La presente Política de Datos Personales fue creada el día 01 de Marzo de 2.018 y entra
en vigencia a partir del día 01 de Marzo de 2018 y reemplaza de manera total cualquier
otra versión que haya sido elaborada y publicada por PHILIP BROWN COMPANY
SAS
Las bases de datos de PHILIP BROWN COMPANY SAS tendrán vigencia de acuerdo
con la finalidad indicada o que la obligación legal o contractual lo determine.
ANDRES FELIPE CASTAÑO PAVAS
Representante Legal
PHILIP BROWN COMPANY SAS